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E-Mail-Flut durch Remote Work? Effektiver kommunizieren in Schriftform – intern, extern und auch nach der Krise.

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In Zeiten von Corona ist effektive (will heißen: verständliche, animierende und motivierende) Kommunikation mit Partnern, Kollegen und Kunden wichtiger denn je. Um die ohnehin ins Stocken geratenen Prozesse nicht weiter zu behindern. Und um in dieser wirtschaftlich prekären Lage Kunden zu binden oder sogar neue zu gewinnen.

Und da derzeit möglichst jeder im Home-Office arbeitet, kommt es hierbei vor allem auf schriftliche Kommunikation an: E-Mail, Chat und Co..

Wie also geht effektive Kommunikation in Schriftform? – ein paar simple Tipps helfen:

Gatekeeper Betreffzeile – so werden Sie gelesen.

Damit Ihre Nachricht effektiv sein kann, muss sie natürlich auch gelesen werden – vor allem bei E-Mails eine nicht zu unterschätzende Hürde. Denn unter der Flut täglicher Werbe- und Spam-Mails wandern viele digitale Briefe ungelesen in den virtuellen Papierkorb.

Hier kommt es auf die richtige Betreffzeile an. Diese sollte…

  • … maximal 49 Zeichen lang sein.
  • … eine personalisierte Ansprache beinhalten.
  • … Neugierde beim Empfänger wecken.
  • … aktiv zum Handeln auffordern und motivieren.

Effektive Kommunikation – nicht nur eine Frage der richtigen Worte.

So. Die Nachricht ist geöffnet. Jetzt geht es ans Eingemachte:

Sie wollen Ihre Empfänger nicht gleich mit dem Umfang und (das ist fast noch wichtiger!) mit dem Schriftbild eines Tolstoi-Romans verschrecken. Wer eine Nachricht mit 1000 Wörtern, in Schriftgröße 7,5, öffnet, wird sie mit hoher Wahrscheinlichkeit einfach wieder schließen – oder schlimmer: sie schlecht gelaunt überfliegen.

Deshalb sollten Sie Ihren Nachrichten immer Struktur verleihen: mit Fettung, Absätzen und Überschriften.

Jetzt nur noch einen persönlichen Schreibstil verwenden – und bitte keine Geschäftsfloskeln. Nichtssagende Phrasen erschweren es dem Leser, die wichtigsten Informationen herauszufiltern – nicht sehr effektiv. Außerdem klingt ein einfaches „Bitte“ doch gleich viel sympathischer als ein „ich wäre Ihnen sehr verbunden“.

Von Team wob
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