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Negativerfahrung virtuelle Messe – was Sie beim Ausrichten Ihres Online-Events NICHT tun sollten.

Nachdem eine Fachmesse, an der zwei Mitarbeiter unserer B2B-Agentur teilnehmen sollten, zuerst abgesagt, dann auf eine virtuelle Plattform verlagert wurde, meldeten sich diese beiden an – nur, um zu lernen, was man beim Ausrichten eines solchen Online-Events nicht tun sollte:

Machen Sie das Angebot NICHT unnötig kompliziert.

Oft ist es so, dass Messen verschiedene Tickets mit verschiedenen Berechtigungen und Zugängen zu speziellen Programmen anbieten. Falls Sie Ihr Event aus der Messehalle in den virtuellen Raum verlagern, machen Sie es Ihren Besuchern nicht unnötig schwer: entweder Sie übertragen die bestehenden Berechtigungen 1 zu 1 auf das virtuelle Angebot oder Sie lassen Beschränkungen beim initialen Event – dem Auftakt – ganz weg. So erhalten Besucher mehr Anreize, des Event zu besuchen.

Was Sie allerdings nicht tun sollten: Berechtigungen und Beschränkungen neu aufzustellen und neue Ticketkategorien zu bieten, die den ursprünglichen nicht entsprechen. Das verwirrt unnötig. Damit zusammenhängend:

Kommunizieren Sie wichtige Änderungen NICHT einfach so nebenbei.

Sollten Sie die vorher angesprochenen Änderungen zu Tickets und anderen Aspekten Ihres Online-Events vornehmen, dann kommunizieren Sie diese klar und deutlich in dafür eigens gedachten E-Mails. Der letzte Absatz in der dritten von drei Einladungs-E-Mails ist nicht genug!

Machen Sie Besucher in aufmerksamkeitsstarker Manier und in klarer Sprache darauf aufmerksam, was sich für sie ändert und ob sie deswegen etwas unternehmen müssen.

Werfen Sie Nutzer NICHT unkommentiert von der Plattform.

Zurück zur Geschichte unserer Kollegen: Ohne es zu wissen, loggten sie sich in eine Keynote ein, zu der sie keinen Zugriff haben sollten – obwohl sie per E-Mail mehrmals dazu aufgefordert wurden teilzunehmen und auch problemlos durch den Anmeldevorgang kamen. Aus dem Stream der Keynote wurden Sie allerdings kommentarlos hinausgeworfen – in den letzten Minuten des Vortrags, ganze sechs Mal. Die Meldung: „Technischer Fehler“.

Kommunizieren Sie klar und freundlich, wenn etwas nicht stimmt – oder besser: Wenn Sie merken, dass Nutzer trotz „Sperre“ die Möglichkeit haben sich anzumelden, lassen Sie es durchgehen – auch für viele von ihnen ist die Form des Events neu. Und vieles was neu ist, verläuft nicht gleich nach Plan.

Bestrafen Sie Nutzer NICHT wegen eines Fehlers im Konzept.

Und weiter mit der Story: Nach mehreren erneuten Login-Versuchen, erhielten unsere Mitarbeiter eine knappe E-Mail mit der Stornierung Ihres Messe-Zugangs. Das Ergebnis: ein klaffendes Loch in der Tagesplanung und im Vertrauen zum Veranstalter. In der E-Mail dazu stand lediglich, das Ticket sei ungültig – warum, dass mussten sich unsere Kollegen aus insgesamt vier vorangegangenen E-Mails selbst zusammenstückeln.

Das geht auch freundlicher, mit einem Hinweis darauf, was vorgefallen ist. Oder – und hier wiederholen wir unsere Empfehlung: Zeigen Sie Kulanz und öffnen Sie Ihre Veranstaltung für weitere Teilnehmer. Denn diese werden sich nach einer solchen Erfahrung zweimal überlegen, das nächste Mal teilzunehmen.

Sie möchten eine eigene virtuelle Messe ausrichten?